Text de informare a clienților conform KVKK

1. Introducere

Hakan Hac și Umre Organizasyon A.Ş. (“Tebliğ Turizm”, “Compania” sau “Noi”) ne angajăm să protejăm confidențialitatea datelor dumneavoastră personale și să le prelucrăm cu maximă atenție în conformitate cu Legea nr. 6698 privind protecția datelor personale (“KVKK” sau “Legea”) și legislația secundară în timp ce ne îndeplinim obligațiile legate de produsele și serviciile pe care le oferim clienților noștri.

În conformitate cu articolul 10 din KVKK, dorim să vă informăm cu privire la următoarele aspecte prin acest Text de Informare.

2. Identitatea responsabilului cu datele

În conformitate cu KVKK, responsabilul cu datele este: Hakan Hac și Umre Organizasyon A.Ş.

Informațiile de contact se află la sfârșitul acestui text.

3. Cum putem obține datele dumneavoastră personale?

Ca Tebliğ Turizm, putem contacta clienții noștri prin diverse canale. Datele dumneavoastră personale pot fi colectate prin metode complet sau parțial automatizate sau prin metode non-automate, cu condiția să facă parte dintr-un sistem de înregistrare a datelor.

3.1. Procese de vânzare față în față

Datele dumneavoastră personale pot fi obținute, de exemplu:

• Prin contractele de vânzare sau formularele completate de dumneavoastră (în format tipărit sau digital) la birourile de vânzare ale companiei noastre, agenții sau alte puncte de vânzare fizice,
• Prin întâlnirile față în față cu consultanții noștri de vânzări,
• Prin prezentarea actelor de identitate/pasaport (pentru facturare/proceduri oficiale/emiteri de bilete etc.),
• Prin dispozitivele POS utilizate în procesele de plată și alte instrumente de plată.

3.2. Procese de vânzare la distanță

Datele dumneavoastră personale pot fi colectate, de exemplu:

• Atunci când vizitați site-ul nostru sau vă înscrieți pentru a face o rezervare/comandă,
• Atunci când sunați centrul nostru de apeluri (inclusiv înregistrările convorbirilor),
• Atunci când luați legătura cu noi prin WhatsApp,
• Atunci când comunicați prin e-mail/SMS cu serviciile clienți sau angajații noștri,
• Atunci când răspundeți la cereri de servicii bazate pe adresă/locație oferite prin canalele companei noastre (în funcție de natura serviciului).

3.3. Obținerea prin intermediul terților

Dacă relația dumneavoastră cu compania noastră se desfășoară printr-o agenție/intermediar/partener autorizat, putem obține datele dumneavoastră personale și prin intermediul acestor părți.

4. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră personale?

Datele dumneavoastră personale sunt păstrate pe o perioadă care corespunde cerințelor din legislația relevantă sau pe durata necesară scopului pentru care au fost prelucrate. La sfârșitul acestei perioade, datele dumneavoastră vor fi șterse, distruse sau făcute anonime în conformitate cu KVKK. De exemplu, din perspectiva registrelor comerciale și documentelor, există o obligație de păstrare de 10 ani conform legislației relevante.

5. Ce date personale vă prelucrăm?

Ca Tebliğ Turizm, în cadrul serviciilor noastre, putem prelucra datele dumneavoastră personale în următoarele categorii:

• Date de identificare și contact: nume, prenume, TCKN, date ale pașaportului, data nașterii (pentru emiterea biletelor etc.), adresă, e-mail, număr de telefon/număr de telefon mobil, alte informații de pe actul de identitate, date din formularele de solicitare a vizei, exemplare de certificat de naștere.
• Înregistrări vizuale/auditive: fotografii, înregistrări audio de la call center.
• Date financiare: metodă de plată, detalii ale plății, (în măsura în care este aplicabil) informații despre carduri mascare, informații despre bonuri POS, informații de bancă pentru returnare, informații despre facturi și înregistrări financiare.
• Date despre clienți și rezervări/comenzi: codul de rezervare/comandă, numărul contractului, detalii despre produsul/serviciul achiziționat, istoric de tranzacții; informații despre rezervările dumneavoastră existente sau anterioare referitoare la cazare/transport/activitate, preferințele de pachet turistic și informațiile de călătorie; înregistrări de suport.
• Date de solicitare/reclamație: conținuturi scrise/verbale de solicitare și reclamație, cerințele dumneavoastră speciale.
• Date de asigurare: informații și detalii despre polițele de asigurare de călătorie.
• Date profesionale și demografice: informații despre profesie; (în cazul în care dați consimțământul pentru marketing) starea civilă, data căsătoriei, informații despre copii etc.
• Date de locație (în funcție de natura serviciului): informații despre locația anterioară sau curentă (dacă livrarea serviciului bazat pe adresă/locație este obligatorie).
• Date personale sensibile: informațiile de sănătate care se referă la nevoile speciale pe durata călătoriei/cazării (de ex. starea de sănătate, alergii, capacitatea de mișcare) vor fi prelucrate în măsura în care acestea sunt esențiale pentru organizarea cerințelor speciale dumneavoastră sau ale membrilor apropiat ai familiei dumneavoastră. În cazul în care survin cazuri care implică starea de sănătate a membrilor familiei dumneavoastră pe parcursul călătoriei, responsabilitatea de a obține consimțământul corespunzător de la persoanele respective vă revine.
• Alte informații: documentele care arată motivele pentru care nu ați putut participa la serviciul de cazare sau tur.

În general, nu solicităm/prelucrăm datele personale sensibile. Totuși, în situațiile în care este necesar pentru îndeplinirea serviciului și sunt partajate de dumneavoastră, le putem prelucra în conformitate cu consimțământul dumneavoastră liber și în mod limitat conform articolului 6 din KVKK.

6. În ce scop și pe ce baze legale prelucrăm datele dumneavoastră personale?

Putem prelucra datele dumneavoastră personale în baza articolelor 5 și, dacă este necesar, 6 din KVKK pentru următoarele scopuri:

6.1. Stabilirea și îndeplinirea contractului (KVKK art. 5/2-(c))

• Furnizarea produselor și serviciilor, cum ar fi tururi/hoteluri/transport/activități/ibillete pentru evenimente/consultanță pentru asigurări/vize etc.,
• Crearea și gestionarea rezervărilor/comenzilor, notificări operaționale (schimbarea orei zborului etc.),
• Gestionarea proceselor de înscriere,
• Gestionarea proceselor de returnare/anulare/modificare,
• Îndeplinirea proceselor care necesită confirmarea identității în funcție de natura serviciului (emiterea biletelor/rezervărilor etc.).

De exemplu; pentru a putea efectua turul de grup ales, putem efectua rezervările de cazare, iar în cazul achiziționării de cazare și activități putem gestiona procesele de rezervare/vânzare pentru activități, putem obține bilete de avion pe numele dumneavoastră, putem informa terții care organizează transferurile/întâlnirile și putem realiza notificările necesare legate de călătoria dumneavoastră (inclusiv notificări operaționale). Dacă prelucrarea datelor sensibile este necesară în procesele de rezervare, le vom prelucra cu consimțământul dumneavoastră consultat.

6.2. Îndeplinirea obligațiilor legale și preconizării legale (KVKK art. 5/2-(ç) și m. 5/2-(a))

• Emiterea facturilor, păstrarea registrelor contabile, obligațiile privind impozitul,
• Obligațiile de reglementare în domeniul turismului/ asigurărilor/ altor legislații aplicabile,
• Oferirea de răspunsuri la solicitările legale ale autorităților publice competente/judecătoria/poliție/organe de reglementare.

6.3. Interese legitime (KVKK art. 5/2-(f))

• Îmbunătățirea calității produselor și serviciilor, măsurarea satisfacției clienților, activități de dezvoltare a afacerii și analize,
• Evaluarea și soluționarea cererilor și reclamațiilor; remedieri la problemele apărute și măsuri preventive pentru a nu permite reaparția lor,
• În cazul litigiilor, dovezi și protejarea drepturilor companiei,
• Prevenirea fraudei/escrocherilor/eroarelor, asigurarea securității companiei și a siguranței economice/juridice,
• Gestionarea proceselor interne ale companiei (managementul infrastructurii IT, audit intern etc. - în măsura în care este necesar și măsurat).

De asemenea, în situațiile în care se consideră că au fost violate regulile sau obligațiile legale stabilite pentru serviciile pe care le oferim, sau când este necesară investigația unei suspiciuni de violare, putem prelucra datele dumneavoastră personale în mod conform cu perioada de păstrare legală.

6.4. Publicarea (KVKK art. 5/2-(d)) - în măsura în care este potrivit

Evaluarea datelor dumneavoastră personale incluse în feedbackurile publice postate în social media, în scopul îmbunătățirii calității serviciilor și măsurării satisfacției clienților (în măsura în care este aplicabil).

6.5. Date sensibile (KVKK art. 6) - Consimțământl Explicit

În cazul în care organizarea nevoilor speciale (de ex. meniu special la hotel, scaun cu rotile pentru zbor, anulare/modificare din motive de sănătate) este necesară; prelucrăm pe baza consimțământului dumneavoastră și doar în limita necesară îndeplinirii cererii respective.

7. Comunicații de marketing și oferte personalizate

Următoarele activități depind de consimțământul dumneavoastră:

• Trimiterea de comunicații comerciale electronice: dacă aveți acord, informațiile dumneavoastră (nume, prenume, telefon și e-mail) pot fi utilizate pentru transmiterea de campanii/promotii/mesaje publicitare (KVKK art. 5/1).
• Segmentare și profilare: dacă aveți acord, prin planificarea activităților de marketing pentru a oferi conținut/oferte personalizate, datele de mai sus pot fi prelucrate (KVKK art. 5/1).

De exemplu; nume-prenume, gen, data nașterii, starea civilă, telefon, e-mail, informații de călătorie (destinatia de vacanță preferată, sumele cheltuite, frecvența cheltuielilor, câte vacanțe pe an, categoria hotelului preferată, informațiile despre persoanele rezervate), data căsătoriei, informații despre copii, date despre profesie.

Puteți anula consimțământul oferit oricând luând legătura cu noi.

8. Cu cine și în ce scopuri putem partaja/transfera datele dumneavoastră personale?

Datele dumneavoastră personale pot fi partajate/transferate în conformitate cu articolele 8 și 9 din KVKK, în mod marcat și proporțional, în funcție de natura serviciului, cu următoarele categorii de destinatari. Dorim să subliniem că nu vom partaja niciodată datele dumneavoastră personale cu terți neautorizați în mod profitabil pentru noi.

8.1. Parteneri de afaceri / furnizori

Furnizori de servicii de cazare și turism: hoteluri, tour-operatori, ghizi, firme de organizare, furnizori de activități, platforme de vânzare bilete etc.

• Furnizori de servicii de transport: companii aeriene, companii de autobuze etc.
• Companii de asigurare: procesele de asigurare de călătorie.
• Procesele de viză: misiunile diplomatice ale țărilor relevante, centrele de aplicații de viză autorizate și instituțiile de asigurare necesare.
• Pentru comenzile la distanță/online: furnizori terți care efectuează efectiv produsul sau serviciul solicitat (în funcție de natura serviciului, cu respectarea datelor de identificare/contact/locație).

Pentru pachetele internaționale, este posibil să transferăm datele către partenerii noștri în străinătate pentru a livra serviciul. În plus, în multe situații, terții la care transferăm datele dumneavoastră personale pot trata datele personale în calitate de responsabili cu datele într-un sistem separat.

Informațiile despre furnizorul principal care va livra serviciul (de exemplu, hotelul/compania aeriană) pot fi incluse în contractul de vânzare/annexele acestuia; de asemenea, le puteți verifica contactând consultantul nostru de vânzări sau centrul nostru de apeluri.

8.2. Furnizori IT/Comunicații și suport operațional

Gestionarea site-ului web, servicii de găzduire aplicații/server, infrastructura CRM/centru de apeluri, servicii de transmisie mesaje, servicii de prevenire a fraudei etc.

8.3. Instituții financiare

Bănci, instituții de plată și e-money pentru realizarea operațiunilor de plată.

8.4. Consultanți și parteneri de afaceri

Avocați pentru procese legale, auditori/consultanți fiscali pentru procese financiare (sub obligații de confidențialitate și pe o bază limitată).

8.5. Autorități publice competente/ persoane private

În cazul cererilor legale legale (instanță, procuratură, poliție, inspecții fiscale etc.).

9. Transferuri în cadrul activităților de marketing

Pentru trimiterea comunicațiilor comerciale, putem partaja informațiile dumneavoastră (nume, prenume, telefon și e-mail) cu furnizorii de servicii de transmitere a mesajelor.

• În conformitate cu reglementările referitoare la comunicațiile comerciale și comunicările comerciale electronice, puteți transmite informațiile de consimțământ și datele de contact pentru a respecta obligațiile legale.
• Datele procesate în scopuri de segmentare/profilare pot fi partajate cu furnizori naționali/internaționali pentru servicii de găzduire a aplicațiilor și serverelor.

10. Transfer în străinătate și informații despre WhatsApp (Meta)

În urma pachetelor ce includ călătorii internaționale sau în funcție de infrastructura/canalul de comunicare utilizat, datele dumneavoastră personale pot fi transferate către destinatari în străinătate și/sau pot fi stocate pe servere aflate în străinătate.

În special, în comunicările efectuate prin WhatsApp; datele relevante și furnizorul de servicii Meta Platforms Inc. (WhatsApp) pot fi procesate/stocate pe servere situate în străinătate. Transferurile internaționale se realizează în conformitate cu condițiile stipulate în articolul 9 din KVKK.

11. Drepturile dumneavoastră în legătură cu datele personale și metoda de aplicare

Conform articolului 11 din KVKK, ca titular al datelor personale, aveți următoarele drepturi:

• Să aflați dacă datele dumneavoastră personale sunt prelucrate,
• Dacă sunt prelucrate, să solicitați informații cu privire la acestea,
• Să aflați scopul prelucrării și modul în care sunt utilizate în mod corespunzător,
• Să știți dacă sunt transferate către terți în țară/străinătate,
• Să solicitați corectarea datelor incomplete/eronate și să solicitați ca corectarea să fie notificată terților la care au fost transferate,
• Să solicitați ștergerea/eliminarea datelor dacă motivele pentru procesare au dispărut, precum și ca procesul să fie notificat terților la care au fost transferate,
• Să contestați un rezultat negativ generat prin analiza sistematică automatizată,
• În cazul în care ați suferit o pagubă ca urmare a prelucrării ilegale, să solicitați repararea prejudiciului.

Pentru a putea transmite cererile dvs. referitoare la drepturile dumneavoastră, puteți accesa Formularul de Cerere a Titularului de Date al Tebliğ Turizm aici:

https://www.tebligtur.com/veri-sahibi-basvuru-formu

Cererile dumneavoastră vor fi procesate cât mai repede posibil, dar nu mai târziu de 30 de zile, în funcție de natura cererii. În general, cererile sunt gratuite; dar în cazul în care se generează o costisitoare, poate fi solicitată o taxă conform tarifelor stabilite de către Consiliu.

Informațiile noastre de contact



Denumirea comercială

Hakan Hac și Umre Organizasyon A.Ş.



Adresă

Yenidoğan Mah. Osman Tiryaki Cad. No:1/6 Merkez - KIRIKKALE

📞

Telefon

+90 850 304 56 14 sau +90 505 110 7666

📠

Fax

+90 850 304 56 14

📧

Adresă de e-mail electronică înregistrată

hakanhacumre@hs03.kep.tr