Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi del KVKK per i clienti

1. Introduzione

Come Hakan Hac e Umre Organizasyon A.Ş. (“Tebliğ Turizm”, “Società” o “Noi”), ci impegniamo a garantire la riservatezza dei vostri dati personali e a trattarli conformemente alla Legge sulla protezione dei dati personali n. 6698 (“KVKK” o “Legge”) e alla normativa secondaria in vigore mentre forniamo i prodotti e i servizi ai nostri ospiti.

Desideriamo informarvi su vari aspetti nell'ambito di questo Documento di Informativa preparato ai sensi dell'art. 10 della KVKK.

2. Identità del titolare del trattamento

Ai sensi della KVKK, il titolare del trattamento è: Hakan Hac e Umre Organizasyon A.Ş.

I dettagli di contatto sono indicati alla fine di questo documento.

3. Come possiamo ottenere i vostri dati personali?

Come Tebliğ Turizm, possiamo entrare in contatto con voi tramite diversi canali. I vostri dati personali possono essere raccolti totalmente o parzialmente mediante metodi automatici o tramite metodi non automatici come parte di qualsiasi sistema di registrazione dei dati.

3.1. Vendite effettuate di persona

I vostri dati personali possono essere ottenuti presso i nostri uffici di vendita, agenzie o altri punti vendita fisici, ad esempio:

• Contratti di vendita e moduli compilati da voi, sia in formato cartaceo che digitale,
• Incontri faccia a faccia con i nostri consulenti di vendita,
• Presentazione di documento d'identità/passaporto (per fatturazione/formalità/emissione biglietti, ecc.),
• Dispositivi POS e altri strumenti di pagamento utilizzati nelle operazioni di pagamento
• e altre modalità.

3.2. Vendite a distanza

I vostri dati personali possono essere raccolti ad esempio:

• Visitando il nostro sito web o diventando membri per creare prenotazioni/ordini,
• Chiamando il nostro call center (inclusi i registri delle conversazioni),
• Contattandoci tramite WhatsApp,
• Comunicando con il nostro servizio clienti o i nostri dipendenti tramite e-mail/SMS,
• Creando richieste di servizi basati su indirizzi/localizzazione tramite i canali della nostra società (a seconda della natura del servizio).

3.3. Raccolta tramite terzi

Se il vostro rapporto con la nostra società si è svolto tramite un intermediario/partner/canale di vendita autorizzato, possiamo ottenere i vostri dati personali anche tramite queste parti.

4. Per quanto tempo conserviamo i vostri dati personali?

I vostri dati personali sono conservati per il periodo richiesto dalla legislazione in vigore o per il periodo necessario all'adempimento degli scopi per cui sono stati trattati. Alla scadenza del periodo, i vostri dati saranno cancellati, distrutti o resi anonimi nel rispetto della KVKK. Ad esempio, può esserci un'obbligo di conservazione di 10 anni per i registri commerciali e documenti ai sensi della legislazione pertinente.

5. Quali dati personali trattiamo?

In qualità di Tebliğ Turizm, possiamo trattare i vostri dati personali nelle seguenti categorie in base ai servizi che offriamo:

• Dati di identificazione e contatto: Nome, cognome, TCKN, informazioni sul passaporto, data di nascita (per emissione biglietti, ecc.), indirizzo, e-mail, numero di telefono/cellulare, altre informazioni presenti su documento d’identità, informazioni sul modulo di richiesta di visto, copia dettagliata del certificato di stato civile.
• Registrazioni visive/audio: Foto, registrazioni audio del call center.
• Dati finanziari: Metodo di pagamento, dettagli di pagamento (ove applicabile) informazioni della carta mascherate, informazioni dello scontrino POS, informazioni bancarie per rimborsi, informazioni di fatturazione e registri finanziari.
• Dati delle transazioni clienti e prenotazioni/ordini: Codice di prenotazione/ordine, numero di contratto, dettagli del prodotto/servizio acquistato, storico delle transazioni; informazioni relative a prenotazioni di alloggi/movimenti/attività; le vostre preferenze di pacchetti turistici e le informazioni di viaggio; registrazioni di supporto.
• Dati di richiesta/reclamo: Contenuti di richieste e reclami scritti/orali, vostre richieste speciali.
• Dati assicurativi: Informazioni e dettagli della polizza di assicurazione di viaggio.
• Dati professionali e demografici: Informazioni sulla professione; (se acconsentito per scopi di marketing) stato civile, data di matrimonio, informazioni sui figli, ecc.
• Dati sulla posizione (a seconda della natura del servizio): Informazioni sulla posizione in tempo reale/fissa (se necessario per la fornitura dei servizi basati su indirizzi/localizzazione).
• Dati personali di natura speciale: Durante l’organizzazione delle vostre esigenze particolari (ad es. stato di salute, allergie, mobilità) per il soggiorno/viaggio, i dati sulla salute delle persone a voi collegate possono essere trattati nel caso in cui abbiate necessità di cambiare o annullare una prenotazione, o qualora vi sia un bisogno speciale da parte vostra o di familiari a voi legati. È vostra responsabilità ottenere il consenso di chiunque altro coinvolto riguardo a eventuali questioni relative alla salute.
• Altre informazioni: Documenti che dimostrano il motivo per cui non siete in grado di partecipare al servizio di alloggio o al pacchetto turistico acquistato.

In linea di principio, non richiediamo/non trattiamo i vostri dati personali di natura speciale. Tuttavia, in situazioni in cui è necessario per la fornitura del servizio e voi decidete di condividerli, possiamo trattarli sulla base del vostro consenso esplicito e in modo limitato all’uso specifico.

6. Per quali motivi e in base a quali basi legali trattiamo i vostri dati personali?

Possiamo trattare i vostri dati personali per i seguenti scopi ai sensi dell'art. 5 e, se necessario, dell'art. 6 della KVKK:

6.1. Costituzione e esecuzione del contratto (KVKK art. 5/2-(c))

• Fornitura di prodotti e servizi come tour/hotel/trasporti/attività/biglietti per eventi/assicurazione/servizi di visto,
• Creazione e gestione di prenotazioni/ordini, comunicazioni operative (ad esempio cambiamenti degli orari di volo),
• Gestione del processo di registrazione,
• Gestione delle procedure di rimborso/cancellazione/cambio,
• Operazioni che richiedono verifica dell’identità in base alla natura del servizio (emissione biglietti/prenotazioni, ecc.).

Ad esempio; per realizzare il pacchetto tour che avete scelto, possiamo effettuare le prenotazioni per l'alloggio, se acquistate un'attività insieme all’alloggio, possiamo gestire le prenotazioni/vendite per tale attività, possiamo fornirvi il biglietto aereo, informare le terze parti che organizzano i servizi di trasferimento/accoglienza e fornirvi le necessarie comunicazioni riguardanti il vostro viaggio (comprese le notifiche operative). Se il trattamento dei vostri dati speciali è necessario durante il processo di prenotazione, li tratteremo dopo aver ricevuto il vostro consenso. Possiamo anche trattare i vostri dati per fornire servizi di consulenza per il visto su richiesta.

6.2. Adempimento degli obblighi legali e previsione esplicita nella legge (KVKK art. 5/2-(ç) e art. 5/2-(a))

• Fatturazione, tenuta di registrazioni contabili, obblighi di legge fiscale,
• Obblighi di legge relativi al turismo/assicurazione/altre normative pertinenti,
• Risposta a richieste legittime di enti pubblici/giudiziari/forze dell'ordine/autorità di vigilanza.

6.3. Interessi legittimi (KVKK art. 5/2-(f))

• Miglioramento della qualità dei prodotti e dei servizi, misurazione della soddisfazione del cliente, attività di sviluppo e analisi,
• Valutazione e conclusione di richieste e reclami; risoluzione di problemi e attuazione di misure preventive per evitarli in futuro,
• In caso di contenzioso, prova e protezione dei diritti della Società,
• Prevenzione di frodi/sconfinamenti, sicurezza aziendale e garanzia della sicurezza economica/legale,
• Gestione dei processi interni dell'azienda (gestione delle infrastrutture IT, audit interno, ecc. – nei limiti della necessità e proporzionalità).

Inoltre, qualora vi siano violazioni delle regole o degli obblighi legali previsti per i servizi forniti dalla nostra azienda, o sia necessario indagare su eventuali sospetti di violazione, possiamo trattare i vostri dati personali per la prevenzione delle frodi e per difendere i nostri diritti in conformità con i tempi di archiviazione legali.

6.4. Pubblicazione (KVKK art. 5/2-(d)) – ove appropriato

Valutazione dei dati personali che avete pubblicato pubblicamente sui social media nei feedback per migliorare la qualità del servizio e misurare la soddisfazione del cliente (ove applicabile).

6.5. Dati di natura speciale (KVKK art. 6) – Consenso espresso

In caso di necessità di organizzazione di esigenze particolari (ad es. menù speciali/allergie in hotel, sedia a rotelle per voli, cancellazione/modifica per motivi di salute); sulla base del vostro consenso esplicito e limitatamente all’adempimento della specifica richiesta.

7. Comunicazioni di marketing e offerte personalizzate

Le seguenti attività sono soggette al vostro consenso espresso:

• Invio di comunicazioni elettroniche commerciali: Solo in presenza del vostro consenso esplicito; il trattamento di dati come nome e cognome, numero di telefono e-mail per comunicazioni relative a campagne/promozioni/pubblicità (KVKK art. 5/1).
• Segmentazione e profilazione: Solo in presenza del vostro consenso esplicito; il trattamento dei dati sottostanti per la pianificazione delle attività di marketing, analisi di segmentazione e profilazione finalizzate a offrirvi contenuti/offerte personalizzati (KVKK art. 5/1).

Ad esempio; nome e cognome, sesso, data di nascita, stato civile, numero di telefono, e-mail, informazioni sul viaggio (meta preferita per le vacanze, importo della spesa, frequenza della spesa, quante volte all’anno si va in vacanza, categoria degli hotel preferiti, informazioni sulla persona prenotata), data di matrimonio, informazioni sui figli, informazioni professionali.

Potete sempre contattarci per revocare il consenso che avete fornito.

8. Con chi possiamo condividere/trasferire i vostri dati personali e con quali scopi?

I vostri dati personali possono essere condivisi/trasferiti conformemente agli articoli 8 e 9 della KVKK e limitatamente alle finalità, con i seguenti gruppi di destinatari a seconda della natura del servizio. Ci teniamo a sottolineare che non condivideremo mai i vostri dati personali né li renderemo accessibili a terzi non autorizzati a nostro vantaggio.

8.1. Partner/fornitori

Fornitori di servizi di alloggio e turismo: hotel, tour operator, guide, società di organizzazione, fornitori di attività, piattaforme di vendita biglietti, ecc.

• Fornitori di trasporto: compagnie aeree, compagnie di autobus, ecc.
• Compagnie assicurative: processi di assicurazione di viaggio.
• Processi di visto: rappresentanze diplomatiche del paese interessato, centri autorizzati per la richiesta di visto e istituti assicurativi necessari.
• Fornitori di servizi nelle vendite a distanza/online: terzi fornitori che effettivamente eseguono il prodotto o servizio richiesto (salvo che limitatamente a dati identificativi/di contatto/di posizione in base alla natura del servizio).

Nei pacchetti all'estero, i nostri partner ai quali trasferiamo i dati possono essere localizzati all'estero. Inoltre, in molte situazioni, i terzi a cui trasferiamo i vostri dati possono trattarli come titolari del trattamento in base ai loro processi.

Le informazioni riguardanti il fornitore principale che fornirà il vostro servizio (ad es. hotel/aereo) possono essere indicate nel vostro contratto di vendita o negli allegati; potete anche contattare il nostro consulente vendite o il nostro call center per ottenerle.

8.2. Fornitori IT/comunicazioni e supporto operativo

Gestione del sito web, hosting/applicazione servizi del server, infrastruttura CRM/chiamate, servizi di invio comunicazioni, servizi di prevenzione di frodi, ecc.

8.3. Istituzioni finanziarie

Banche, istituti di pagamento e e-money per l'esecuzione delle operazioni di pagamento.

8.4. Consulenti e partner

Avvocati per processi legali, commercialisti/auditori per processi finanziari (sotto obblighi di riservatezza e limitatamente allo scopo).

8.5. Enti pubblici/privati autorizzati

In caso di obbligo legale o richiesta ufficiale conforme alla legge (tribunale, procura, polizia, verifica fiscale, ecc.).

9. Trasferimenti nell'ambito delle attività di marketing

Per l'invio di comunicazioni elettroniche commerciali, possiamo condividere i vostri dati come nome e cognome, numero di telefono ed e-mail con i fornitori di servizi di invio comunicazioni.

• Ai sensi del Regolamento sulle comunicazioni commerciali e sulle comunicazioni elettroniche commerciali, possiamo trasferire i vostri dati di consenso e di contatto al Sistema di Gestione delle Comunicazioni (İYS) per ragioni legali.
• I dati trattati ai fini di segmentazione/profilazione possono essere condivisi con fornitori nazionali/internazionali dai quali riceviamo servizi di hosting e server.

10. Trasferimenti all'estero e informativa su WhatsApp (Meta)

A causa di pacchetti di viaggio all'estero o di utilizzo delle infrastrutture/canali di comunicazione, può verificarsi il trasferimento dei vostri dati personali a destinatari situati all'estero e/o la loro conservazione su server situati all'estero.

In particolare, nelle comunicazioni realizzate tramite WhatsApp; i dati relativi possono essere elaborati/conservati da Meta Platforms Inc. (WhatsApp) su server situati all'estero. I trasferimenti all'estero vengono effettuati conformemente alle condizioni previste dall'art. 9 della KVKK.

11. Diritti sui vostri dati personali e modalità di richiesta

Ai sensi dell'art. 11 della KVKK, come titolari di dati personali, avete i seguenti diritti:

• Scoprire se i vostri dati personali sono stati trattati,
• Richiedere informazioni relative al trattamento effettuato,
• Essere informati sulle finalità del trattamento e l'uso appropriato dei dati,
• Conoscere i terzi a cui sono trasferiti in patria/internazionalmente,
• Richiedere la correzione in caso di dati incompleti/errati e chiederne la comunicazione ai terzi a cui sono stati trasferiti,
• Richiedere la cancellazione/distruzione quando non sussistono più i motivi per il trattamento e chiederne la comunicazione ai terzi a cui sono stati trasferiti,
• Opporsi a risultati avversi derivanti da analisi condotte tramite sistemi automatizzati,
• Richiedere il risarcimento per eventuali danni causati da trattamenti illeciti.

Per inviare la vostra richiesta relativa ai diritti, potete accedere al modulo di richiesta per i titolari dei dati di Tebliğ Turizm dal seguente link:

https://www.tebligtur.com/veri-sahibi-basvuru-formu

Le vostre richieste saranno esaminate nel più breve tempo possibile e, al massimo, entro 30 giorni. Le richieste sono generalmente gratuite; tuttavia, in caso di costi aggiuntivi, potrà essere richiesto un pagamento in base alle tariffe determinate dal Consiglio.

Contatti

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Nome commerciale

Hakan Hac e Umre Organizasyon A.Ş.

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Indirizzo

Yenidoğan Mah. Osman Tiryaki Cad. No:1/6 Merkez - KIRIKKALE

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